Pendant le confinement, les E2C maintiennent le contact et le suivi des stagiaires

Depuis le confinement, les E2C ont adapté leur méthode de travail, notamment via les outils numériques. Après un mois de confinement, les équipes des E2C ont réussi à maintenir un accompagnement pour 90% d’entre eux. Chaque stagiaire est contacté en moyenne 5 fois par semaine, voire plus en fonction des besoins individuels identifiés. Cette continuité pédagogique a été rendue possible par une mobilisation forte de toutes les équipes des E2C et également grâce à la plateforme de gestion des connaissances interne mise en place par le Réseau.

 

Des équipes E2C mobilisées pour maintenir le contact avec les stagiaires confinés

L’accompagnement individualisé est l’un des piliers du dispositif E2C pour assurer une insertion durable pour les jeunes sans qualification. La continuité pédagogique a donc été mise en place dans toutes les E2C de France depuis les premiers jours de confinement. Face à un public jeune et souvent confronté à des situations difficiles, le suivi à distance des stagiaires ainsi que le développement de nouvelles méthodes de travail permettent de réduire le principal risque lié au confinement qui est le relâchement, voire la rupture du lien avec les stagiaires en parcours.

Pour les équipes pédagogiques, la mise en place du télétravail a ouvert un nouveau canal de communication entre les formateurs et les stagiaires, notamment par l’utilisation d’outils souvent plébiscités par le jeune public comme les groupes d’échange en ligne ou la vidéo. Les stagiaires continuent ainsi de travailler sur leur projet professionnel tout en continuant à développer de nouvelles compétences avec des activités pratiques et des projets donnés chaque semaine par l’équipe pédagogique. En parallèle, cette situation de crise sanitaire et le développement de nouvelles pratiques ont permis de favoriser le parcours des stagiaires vers l’autonomie.

 

Une nouvelle organisation et de nouvelles pratiques pédagogiques

Tous les formateurs et formatrices des E2C ont adapté leurs pratiques pédagogiques afin d’assurer l’accompagnement des stagiaires à distance. Voici des retours d’expérience de formateurs sur les nouvelles pratiques mises en place :

Leslie-Ann, Chargée de Relations Entreprise et du module Réseaux Sociaux à l'E2C Guyane.

Leslie-Ann, Chargée de Relations Entreprise et du module Réseaux Sociaux à l’E2C Guyane.

“Pour garder les stagiaires actifs et intéressés, il faut une dose d’innovation supplémentaire à la normale ! Les activités doivent être ludiques et solliciter le plus possible leur action.”

Afin de nous adapter au confinement et permettre une continuité pédagogique, nous avons créé “J’activ Mon ACA”. Ce nom a été choisi pour interpeller les stagiaires sur la possibilité de poursuivre l’acquisition de compétences, même à distance, et ainsi continuer à alimenter leur Attestation de Compétences Acquises.

Pour cela, nous avons souhaité créer une routine auprès d’eux, afin qu’ils ne perdent pas le rythme. Un emploi du temps hebdomadaire fixe est mis en place, celui-ci est le même pour tous les groupes. Il peut être amélioré au fil de nos expériences. Ainsi, tous les jours se suivent deux modules en matinée et un module en après-midi.

Dans la pratique, nous formateurs, ne créons pas de nouvelles séances. Nous suivons notre progression pédagogique habituelle que nous adaptons à une transmission à distance. Ainsi, pour la séance Réseaux Sociaux qui a eu lieu sur les stories Instagram et Facebook de l’E2C, j’ai repris les activités d’une séance déjà existante.

Il a fallu un travail conséquent pour créer les supports, les interactions et les sollicitations (Création de personnages, montages, audios, captures d’écran, annotations, appels téléphoniques, recherches) afin de rendre la séance totalement virtuelle.

En définitive, la séance a été suivie par plus de 130 internautes sur Instagram : les stagiaires du groupe concerné, les partenaires, les anciens stagiaires, stagiaires d’autres groupes toujours en parcours et autres followers.

Les retours furent positifs, les jeunes ont jugé la séance fun et interactive. En termes d’amélioration, ils proposent que les publications soient publiées plus rapidement et de faire attention au format des images (certaines images étaient coupées ou un peu floues).

Les partenaires (associations/ entreprises/ financeurs/ homologues) ont quant à eux été immergés dans une séance en direct, ce qui leur a permis de mieux appréhender nos méthodes et notre pédagogie.

Pour garder les stagiaires actifs et intéressés, il faut une dose d’innovation supplémentaire à la normale ! Les activités doivent être ludiques et solliciter le plus possible leur action.

Pour cela, une veille permanente est indispensable, pour capter les nouvelles tendances, et les techniques de formation à distance.  Nous nous basons également sur la vie quotidienne, tout peut être sujet d’apprentissage !

Les stagiaires étant confinés chez eux n’ont pas tous conscience qu’ils restent en télétravail (tout comme leurs formateurs). Pour maintenir le lien, WhatsApp est notre chevalier de bataille. Cette application est comme un tamagotchi que les jeunes ont toujours sur eux. Nous les sollicitons dans leur groupe, mais aussi en individuel.

Les séances peuvent être faites sous forme de questionnaire (Google form) à remplir, quizz, visites virtuelles, documents à produire (notamment en numérique), recherches à effectuer, débats etc…

Nous avons aussi mis en place un challenge sportif. Avec le confinement, les challenges sont encore plus à la mode et cela incite nos stagiaires à toujours conserver une activité physique. Il y a d’ailleurs dans l’emploi du temps une séance d’activité physique hebdomadaire !

Certains jeunes sont complètement isolés, d’autres sont au sein de familles nombreuses… Nous venons en appui, notamment en temps référent et module vie collective, pour éviter qu’ils n’abandonnent leur projet professionnel, mais aussi éviter l’isolement social voir la dépression.

Nous avons une part non négligeable de stagiaires qui n’ont pas accès à internet, leur suivi est assuré par le formateur référent, qui peut les contacter par téléphone. Concrètement, nous sommes conscients que l’ensemble des stagiaires ne pourra pas répondre ou ne sera pas disponible ou n’adhérera pas.

Heureusement “les écrits restent”, les stagiaires peuvent très bien suivre les modules a posteriori. Certains sont très réactifs et volontaires. Ils sont d’ailleurs bien souvent les moteurs de leur groupe.

Certains sont un peu en “Corona Vacances”, charge à l’équipe pédagogique de les motiver afin qu’ils adoptent des comportements professionnels et qu’ils se responsabilisent.

Dans tous les cas, nous nous adaptons au profil du stagiaire et mettons en place un suivi personnalisé en rappelant les objectifs des évaluations et en encourageant et félicitant les productions.

La mise en place de “J’activ Mon ACA” a demandé une concertation et coordination de toute l’équipe pédagogique. Nous nous réunissons en visioconférence et continuons à échanger au sujet du suivi des stagiaires et de la validation de leurs compétences. Dans les faits, notre réunion hebdomadaire habituelle a été maintenue aux mêmes horaires. En terme administratif, toutes les séances et activités réalisées sont enregistrées dans un tableau commun.

Il est sûr que “J’Activ Mon ACA” a été créé pendant le confinement, mais nous servira au-delà de celui-ci. Cela nous a apporté une toute nouvelle façon de concevoir notre pédagogie et transmettre le savoir et les compétences.

Samy ZEGHLACHE, formateur en techniques de recherche d’emploi et chargé de relations entreprise pour l’E2C Val-d’Oise

Samy, formateur en techniques de recherche d’emploi et chargé de relations entreprise pour l’E2C Val-d’Oise

“Cette formule par télétravail avec les jeunes fonctionne bien et porte ses fruits. Nous recevons régulièrement des retours concrets de leurs travaux (documents, captures d’écrans…), les jeunes s’avèrent studieux dans leur travail, certains ont gagné en autonomie nous réclament encore du travail à faire à la maison !”

Confinés, mais motivés. Seuls, mais accompagnés. Tel est l’état d’esprit que l’E2C95 a voulu transmettre à son public en ces temps d’éloignement dus à la crise sanitaire.

Grâce aux moyens technologiques de l’information et de la communication permettant de rester en contact étroit avec les jeunes, l’équipe pédagogique, dès le début du confinement, a mis en place plusieurs axes de travail pour poursuivre sa mission d’accompagnement des jeunes et maintenir ainsi leur motivation, leur autonomie et la recherche de solutions.

Tout d’abord, maintenir un contact étroit et quasi quotidien avec eux pour maintenir la communication, rompre l’isolement de certains, ou prévenir un risque de perte de repères dû au changement de mode de vie pour d’autres. Pour les plus fragiles d’entre eux, un suivi psychologique a pu être maintenu par consultation sur rendez-vous téléphonique.

L’autre axe de travail principal porte sur le maintien de la mission d’accompagnement des E2C : recherche d’opportunités d’emploi ou de formation, élaboration de CV et de candidatures pour certains, formation au Code de la route à distance, remise à niveau, préparation au DAEU, à la Capacité en Droit ou au retour à la scolarité pour d’autres. Ce soutien a pu se mettre en place en échangeant avec en fonction des moyens dont ils disposent : mail, SMS, MMS, en fonction des moyens technologiques que chaque jeune possède.

Une liste de liens internet favorisant l’autoformation ainsi que des documents pédagogiques ont été créés pour eux, avec l’obligation pour eux de rendu par mail pour évaluation. Toutes ces propositions d’activités ont été soumises aux jeunes, au choix en fonction de leur projet, de leurs besoins, et de leurs moyens technologiques.

Cette formule par télétravail avec les jeunes fonctionne bien et porte ses fruits. Nous recevons régulièrement des retours concrets de leurs travaux (documents, captures d’écrans…), les jeunes s’avèrent studieux dans leur travail, certains ont gagné en autonomie nous réclament encore du travail à faire à la maison !

Conscients que rien ne vaut l’accompagnement en face à face, le confinement aura permis à l’équipe pédagogique de trouver un rythme efficient de travail, mais surtout aux jeunes d’être rassurés et de maintenir leur motivation dans leur parcours.

Mathilde JUDAIS, formatrice référente à l’E2C Essonne

Mathilde, formatrice référente à l’E2C Essonne

“Les stagiaires sont à 90% très réceptifs à cette nouvelle organisation. J’ai des nouvelles d’eux quasiment tous les jours.”

Je m’appelle Mathilde, je suis formatrice référente à l’E2C Essonne depuis octobre 2019.

J’accompagne individuellement une dizaine de stagiaires dans leur projet professionnel et j’anime des ateliers pédagogiques pour des groupes de stagiaires.

J’envoie quotidiennement du travail à « mes » stagiaires en me concertant avec les membres de l’équipe. Un planning avec des activités réparties pour chaque demi-journée a été mis en place. Nous envoyons du travail (PDF, MOOC, contenu plus ludique en ligne ..) et faisons des points régulièrement avec les stagiaires.

Les outils utilisés sont assez basiques, parfois ce sont même des échanges de MMS, car certains n’ont justement pas le matériel adéquat pour travailler dans les meilleures conditions depuis chez eux.

Les stagiaires sont à 90% très réceptifs à cette nouvelle organisation. J’ai des nouvelles d’eux quasiment tous les jours.

Même pour leur projet professionnel, ils continuent de s’accrocher en postulant à des CFA et en cherchant en ligne des patrons pour la rentrée prochaine ! Certains ont même eu des entretiens téléphoniques.

Olivier Couty et Ugo Colona (E2C93)

Ugo, formateur en numérique et Olivier, chargé de relation entreprise (poste consistant à aider les jeunes à élaborer un projet professionnel) à l’E2C Seine-Saint-Denis

Pour l’un comme pour l’autre, plus encore que la pérennisation des enseignements, l’objectif fondamental est de maintenir vivant le lien avec les jeunes.

Ugo, formateur en digital sur le site de Sevran, nous explique qu’en cette période de confinement, l’absence de face à face avec les jeunes représente une difficulté majeure. Il réfléchit actuellement au développement contemporain du Elearning et des plateformes comme Moodle permettant de travailler à distance avec des autoévaluations et des corrigés en ligne. Pourtant, il en arrive à la conclusion que c’est difficile quand on n’a pas au préalable formé les jeunes aux apprentissages distanciels.

Pour Olivier, c’est le télétravail qui, dans ces circonstances où les enfants sont à la maison, rend les choses complexes. « L’organisation, nous dit-il, est assez compliquée. Suivre les devoirs des enfants, gérer les aspects domestiques et se rendre disponible pour les stagiaires sont trois activités très chronophages avec lesquelles il faut pourtant composer. »
En ce qui concerne l’élaboration du projet professionnel, il nous rappelle que le travail en atelier consiste essentiellement en un accompagnement oral individualisé des stagiaires. Dans les circonstances actuelles, cette pratique est difficilement transférable dans la formation à distance. C’est pourquoi il a dû créer des contenus pédagogiques, les organiser afin que les jeunes puissent en comprendre le sens et repenser un plan de formation individuel efficace.

Ugo met quant à lui l’accent sur le déficit d’équipement qui affecte les jeunes et leur foyer. Ils n’ont pas tous un ordinateur disponible, pas toujours d’abonnement internet et la plupart n’ont pas de licence pour Word et Excel. Pour pallier ce déficit, Ugo a créé deux supports sur les solutions bureautiques en ligne gratuites. Il a d’abord recensé les jeunes possédant un ordinateur, puis ceux qui disposent de Word et Excel. Il a ensuite envoyé des supports pour qu’ils puissent travailler depuis chez eux et qu’ils lui renvoient une fois le travail achevé. Il corrige puis renvoie sa correction par mail ainsi que dans la partie « Documents » de Casimir, notre progiciel de gestion et de suivi.

Pour Olivier, comme d’autre formateurs dont l’activité n’est pas immédiatement liée au numérique et à la bureautique, il suffit que les jeunes soient équipés d’un smartphone, ce qui est quasiment toujours le cas. Il transmet aux stagiaires les contenus pédagogiques en utilisant des supports variés tels que whatsapp, le mail ou IMDEO, un logiciel de suivi. Il insiste par ailleurs sur le fait qu’il est important de communiquer régulièrement avec l’équipe pédagogique.
« Nous partageons nos informations, nos outils et nos idées et nous avons créé un groupe de discussions formateurs afin de poursuivre notre travail d’équipe et ne pas laisser les lien se distendre ».

Pour l’un comme pour l’autre, plus encore que la pérennisation des enseignements, l’objectif fondamental est de maintenir vivant le lien avec les jeunes.

« Leurs parcours, nous dit Olivier, ont souvent été difficiles et les postures sont fragilisées par les événements. Nous les sollicitons donc par tous les moyens que nous jugeons opportuns : par téléphone, par SMS, par mail, en utilisant également les réseaux sociaux. Et surtout, nous sommes là, fidèles et ponctuels au rdv. » Quand on les interroge sur la manière dont les jeunes ont accueilli ces nouvelles pratiques d’enseignement, on est agréablement surpris de voir que les avis convergent.

Ugo distingue trois types de comportements chez les stagiaires. Ceux qui sont assez à l’aise avec le PC et qui en possèdent un. Ceux-là répondent vite et bien ! Le travail est fait, dans les temps. Un autre groupe de jeunes a plus de difficultés, Ugo leur renvoie alors des explications avec des captures d’écran explicites et les appelle pour apporter des précisions. Enfin, Il y a ceux qui n’ont pas encore répondu aux exercices envoyés. Il les relance régulièrement. Olivier admet que les journées sont intenses pour les formateurs, mais également pour les jeunes. « Nous les sollicitons beaucoup. Nous sommes souples mais exigeants. Nous sommes surtout investis et les jeunes le savent ». Au dixième jour de confinement, quasiment tous les jeunes étaient au rendez-vous. Même s’il arrive parfois que certains s’absentent, ils reviennent toujours en ligne, sans doute également poussés par leurs camarades qui les relancent également, ils se manifestent et s’investissent dans leur travail. Dans l’ensemble, l’école tient bon la barre et les stagiaires aussi. C’est une position commune qui ne manque pas de générer un sentiment de fierté collective.